Digitaal Nederlands voor anderstaligen
E-mail schrijven in het Nederlands
Duidelijk, beleefd en begrijpelijk communiceren
E-mail wordt veel gebruikt voor contact met school, werkgevers, gemeenten, zorgverleners en andere organisaties.
Een goede e-mail hoeft niet lang te zijn. Het belangrijkste is dat de ontvanger snel begrijpt wie schrijft, waarom de e-mail wordt gestuurd en welk antwoord wordt verwacht.
Duidelijk onderwerp
De ontvanger ziet meteen waar de e-mail over gaat.
Korte boodschap
De vraag of mededeling staat in duidelijke zinnen.
Goed controleren
Adres, tekst en bijlagen worden nagekeken voor verzending.
Wanneer wordt e-mail gebruikt?
Een e-mail kan nodig zijn om:
- een afspraak te maken of te verzetten;
- een vraag aan school te stellen;
- informatie bij een organisatie op te vragen;
- te reageren op een werkgever;
- een document of formulier te versturen;
- een wijziging door te geven.
De vaste opbouw van een duidelijke e-mail
- Onderwerp: schrijf kort waar de e-mail over gaat.
- Aanhef: begin bijvoorbeeld met Beste meneer, Beste mevrouw of Geachte heer/mevrouw.
- Reden: vertel waarom u de e-mail stuurt.
- Vraag of mededeling: schrijf duidelijk wat u wilt weten of doorgeven.
- Afsluiting: sluit beleefd af en vermeld uw naam.
Een e-mail stap voor stap schrijven
Stap 1 — Controleer de ontvanger
Controleer of het e-mailadres juist is en of de e-mail naar de goede persoon of organisatie gaat.
Stap 2 — Schrijf een onderwerp
Gebruik bijvoorbeeld: Vraag over afspraak, Aanmelding cursus of Documenten sollicitatie.
Stap 3 — Begin beleefd
Kies een aanhef die past bij de ontvanger.
Stap 4 — Schrijf de kern
Gebruik korte zinnen en schrijf de belangrijkste informatie bovenaan.
Stap 5 — Sluit af
Gebruik bijvoorbeeld Met vriendelijke groet en schrijf daarna uw naam.
Stap 6 — Controleer en verzend
Controleer de tekst, de ontvanger en eventuele bijlagen voordat u op Verzenden klikt.
Voorbeeld van een korte e-mail
Onderwerp: Vraag over mijn afspraak
Beste mevrouw Jansen,
Ik heb op dinsdag 14 mei om 10.00 uur een afspraak. Kan deze afspraak worden verplaatst naar donderdag?
Wilt u mij laten weten of dat mogelijk is?
Met vriendelijke groet,
Ahmed El Amrani
Formeel of informeel schrijven
De toon van een e-mail hangt af van de ontvanger.
Formeel
Voor een werkgever, gemeente, schooldirectie of onbekende medewerker.
Gebruik bijvoorbeeld Geachte heer/mevrouw en Met vriendelijke groet.
Informeel
Voor iemand die u goed kent, bijvoorbeeld een collega of bekende begeleider.
Gebruik bijvoorbeeld Hallo Fatima en Groeten.
Vergeet de bijlage niet
Schrijft u in de e-mail dat een document is toegevoegd? Controleer dan voor verzending of de bijlage werkelijk is toegevoegd.
Geef een document een duidelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld CV-Ahmed-El-Amrani.pdf in plaats van document1.pdf.
Veelgemaakte fouten
- geen onderwerp invullen;
- de belangrijkste vraag niet duidelijk noemen;
- te lange zinnen gebruiken;
- een onjuiste ontvanger kiezen;
- de bijlage vergeten;
- verzenden zonder de tekst terug te lezen.
Let op verdachte e-mails
Niet iedere e-mail is betrouwbaar. Wees voorzichtig wanneer een afzender onverwacht vraagt om:
- een wachtwoord;
- een DigiD-code;
- bankgegevens;
- directe betaling;
- het openen van een onbekende link of bijlage.
Vraag bij twijfel hulp en neem rechtstreeks contact op met de organisatie via een bekend telefoonnummer.
Oefenen met herkenbare situaties
Tijdens een cursus kunnen deelnemers oefenen met e-mails zoals:
- een kind ziekmelden bij school;
- een afspraak verzetten;
- informatie vragen over een cursus;
- reageren op een vacature;
- een document naar een organisatie sturen;
- een ontvangen e-mail beantwoorden.
Klassikaal oefenen op locatie
Tijdens een klassikale cursus kan de docent uitleg geven over taal, opbouw, toon en computergebruik.
Deelnemers oefenen met situaties die passen bij hun dagelijks leven, opleiding of werk. De inhoud kan worden afgestemd op het taalniveau en de leerdoelen van de groep.
De cursus kan worden georganiseerd bij cultuurhuizen, taalhuizen, bibliotheken, buurthuizen, scholen, ROC’s, werkgevers en andere organisaties in de oostelijke provincies.
Veelgestelde vragen
Moet een cursist al goed Nederlands kunnen schrijven?
Nee. De opdrachten en voorbeelden kunnen worden aangepast aan het taalniveau van de deelnemers.
Wordt ook geoefend met antwoorden op ontvangen e-mails?
Ja. De cursist leert een ontvangen bericht lezen, de hoofdvraag herkennen en een passend antwoord schrijven.
Worden bijlagen ook behandeld?
Ja. Deelnemers kunnen leren hoe zij een bestand toevoegen, openen, opslaan en controleren.
Wordt ook aandacht besteed aan fraude en phishing?
Ja. Het herkennen van verdachte afzenders, links, bijlagen en verzoeken is een belangrijk onderdeel van veilig e-mailgebruik.
Kan onze organisatie deze cursus laten verzorgen?
Ja. De mogelijkheden, groepsgrootte, apparatuur en inhoud worden vooraf samen besproken.
E-mailvaardigheid oefenen op uw locatie
Werkt uw organisatie met anderstaligen en wilt u deelnemers helpen om zelfstandiger digitaal te communiceren? Neem vrijblijvend contact op met CSDenekamp.
Vraag informatie aan